Organizar um evento de qualquer espécie – seja formatura, show, congresso e até mesmo um aniversário – é uma tarefa que exige muito de qualquer um, especialmente sem experiência. E os eventos são cada vez mais comuns entre as empresas, especialmente como estratégia de endomarketing. Por isso, é importante ter um conhecimento básico sobre o assunto.

ORÇAMENTO

A primeira coisa a ser definida é o orçamento. Se for um evento com fins comerciais, defina também qual é o retorno esperado. Isso vai ajudar você e a empresa a entenderem se o evento é viável financeiramente, se o retorno é interessante para todos ou se há maior chance de prejuízo.

DATA E LOCAL

O segundo passo é definir uma data para o evento e escolher o local. Para isso, você deve avaliar todas as variáveis. Qual a data mais adequada? Vai coincidir com algum outro grande evento? Alguma data comemorativa pode impedir a realização do evento? É uma data em que seu público poderá comparecer?

O local deve levar em consideração o público: qual é o público que você espera que compareça? Quais são seus gostos e preferências? É importante que o local tenha algum apelo especial para o público, seja ele qual for. Além disso, quantas pessoas são esperadas?

MÃO NA MASSA

Com esse planejamento preliminar definido, está na hora de contratar os profissionais responsáveis pela estrutura do evento, e, se possível, o serviço de assessoria. Isso é especialmente importante caso você seja inexperiente na organização de eventos, pois os assessores têm contatos com os melhores fornecedores e outros profissionais do mercado, e já sabem o que funciona e o que não funciona.

Contudo, mesmo com o auxílio de um assessor, a responsabilidade pelo evento ainda é do contratante. Isso quer dizer que todas as decisões ainda ficarão nas mãos do contratante. Por isso, a escolha dos profissionais e fornecedores continua passando pelo seu crivo.

CRONOGRAMA

É importantíssimo criar um cronograma para a organização do evento, que deve ser seguido com o maior rigor possível. É normal ocorrerem imprevistos, forçando você a alterá-lo em algum ponto. Mas ele é o ponto de partida, o plano de ação, o que vai fazer o evento sair do plano das ideias para se concretizar da melhor forma possível, seguindo uma lógica. Quando cada fornecedor deve ser contatado? Qual deve ser o encadeamento das etapas? Quando cada serviço deve se iniciar? Isso tudo deve estar previsto no cronograma.

CONTRATOS E REGULAMENTAÇÃO

Seja muito criterioso na hora de estabelecer os contratos, atentando para todo o escopo do contrato. Absolutamente todos os serviços especificados em contrato devem ser cumpridos; igualmente, os serviços não especificados não são de obrigação do contratado. É importante estabelecer, também, as punições para quebra de contrato ou não cumprimento de algum dos itens acordados. Por quê? Isso deixa as duas partes protegidas contra as possíveis más-condutas do outro: é bom para as duas partes.

Além disso, é importante se certificar de que todos os aspectos do evento estão dentro da legalidade. A legislação não pode nem deve ser descumprida. Confira se o porto do evento exige algum tipo de autorização ou vistoria, se precisa de alvará ou algum outro tipo de formalidade. O descumprimento dessas normas pode gerar multas e muita dor de cabeça.

O Centro de Eventos Kawaii espera por você para realizar seus sonhos. Agende uma visita e venha conhecer nosso espaço!

Acompanhe-nos no BLOG e nas redes sociais e fique por dentro das infinitas possibilidades que só um espaço como esse pode te oferecer!

Kawaii no Facebook | Kawaii no Instagram